Museopalveluiden asiakkaiden kanssa tehdyt sopimukset kokoelmiin lahjoitetusta aineistosta sekä aineistojen käyttöoikeudesta. Sopimukset sisältävät asiakkaan nimen, yhteystiedot ja allekirjoituksen.

Tietoihin sisältyy mm. lainatun pyörän numero, lainaus- ja palautusajankohta sekä lainaus- ja palautuspaikka

Tietoihin sisältyy mm. ryhmän nimi, museo, valittu opastus, vierailun ajankohta, yhteyshenkilön yhteystiedot sekä ryhmän koko.

Tietoihin sisältyy taideteosten tai muiden objektien hankintaan, kokoelmaan liittämiseen tai lahjoitukseen liittyviä myyjä-, omistaja- tai luovuttajatietoja.

Museolle toimitetut taiteilijoiden työskentelyä kuvaavat portfoliot. Sisältävät yleensä taiteilijan yhteystiedot, ansioluettelon, sekä kuvia tai kuvausta taiteilijan tuotannosta.

Tietoihin sisältyy esimerkiksi tiedot asiakkaan toimintakyvystä, asumisesta, päivittäisestä sekä toiminnasta.

Tietoihin sisältyy vapaaehtoistyön tekemiseen liittyviä tietoja, mm. kielitaito, vapaaehtoistoimintaan liittyvä erityisosaaminen, jäsenyydet yhdistyksissä sekä tehdyt vapaaehtoistehtävät.

Tietojen avulla ylläpidetään listoja henkilöistä, joita kutsutaan kutsuvierastilaisuuksiin.

Museolain (729/1992, 877/2005) mukaisesti museopalvelut edistää kulttuuri- ja luonnonperintöä koskevan tiedon saatavuutta tallentamalla ja säilyttämällä aineellista ja visuaalista kulttuuriperintöä, harjoittamalla siihen liittyvää tutkimusta, opetusta ja tiedonvälitystä sekä näyttely- ja julkaisutoimintaa.

Museolain(729/1992, 877/2005) mukaisesti museopalvelut tallentaa ja säilyttää aineellista ja visuaalista kulttuuriperintöä tuleville sukupolville harjoittamalla siihen liittyvää esim. tiedonvälitystä ja näyttelytoimintaa.

Rekisteriin kuuluville tiedotetaan museopalveluiden vapaaehtoistoiminnasta sekä mahdollisia muita museopalveluiden ajankohtaisia kuulumisia.

Vapaaehtoisten tietoja hallinnoidaan mm. vapaaehtoisten tapaturmavakuutusta varten sekä yleistä yhteydenpitoa varten.

Tietoja hyödynnetään erilaisten taidehankkeiden (mm. näyttelyt, taidehankinnat ja tilaustaidehankinnat) suunnittelussa.